Как организовать конференцию на высоком уровне?

Заканчивается сезон отпусков, ваши сотрудники возвращаются к обычному графику работы – отдохнувшие, загорелые и готовые к новым достижениям. Компания перестраивается на обычное, «доотпускное» функционирование.

Переговоры с турагентствами на некоторое время отходят на второй план. Более актуальными становятся переговоры совсем с другими фирмами. Теми, которые могут взять на себя подготовку конференций, семинаров и симпозиумов – важных составляющих деятельности любой солидной организации.

Что обычно предлагает профессиональное агентство, отвечающее за проведение конференций? Разработку мероприятия «под ключ», которая означает, что компании-заказчику ничего самостоятельно делать не придется.
Как рассказали нам консультанты московского event-агентства «Мероприятие.ru», начинается все с поиска подходящей площадки. Арендуемый конференц-зал должен иметь удобное расположение, уютную обстановку и вмещать необходимое количество участников. Если этого требует формат мероприятия, в помещении должны быть предусмотрены выставочные места и комнаты для переговоров.

Техническую укомплектованность конференц-зала также берет на себя профессиональное агентство. Аудио- и видеоаппаратура, микрофоны, записывающие устройства, демонстрационные экраны и пр. – специалисты обеспечат доставку и установку всего оборудования и проследят за его бесперебойной работой.

Конечно, главный фактор любого делового мероприятия – его участники. На что может рассчитывать компания, заказавшая подготовку конференции или симпозиума профессиональной фирме? На то, что всем ее гостям будет оказан теплый прием.

Представители event-агентства встретят их в аэропорту, отвезут в заранее забронированные гостиницы, организуют трансфер до места проведения конференции. Подготовят культурно-развлекательную программу, продумают кейтеринговое обслуживание участников, в том числе фуршеты и кофе-брейк во время мероприятия.

Что, кроме этого включает организация конференций? Силами агентства будет обеспечена охрана участников конференции и места ее проведения; продумана презентационная часть мероприятия и масштабное освещение события СМИ.

Время отпусков прошло, наступило время работы. И привлечение специалистов поможет сделать эту работу эффективнее, качественнее и профессиональнее. Чтобы следующий ваш отдых был еще лучше предыдущего!